ให้คนปรับงานของตัวเองโดยไม่เพิ่มงานให้ทั้งทีม

สมมติว่าที่ปรึกษา ERP ที่ดูแล UAT เห็นนักพัฒนาต้องถามกลับซ้ำ ๆ ว่าผู้ใช้ทำอะไรไปก่อนเกิดปัญหา เธออยากช่วยทดสอบให้เกิดอาการเดิมและสรุปเงื่อนไขก่อนส่งต่อ แต่ตารางงานเต็มอยู่แล้ว ถ้าหัวหน้าบอกให้ลองทำได้เลย เธออาจต้องทำหลังเลิกงาน หรือปล่อยให้คนอื่นรับคำถามที่เธอเคยดูแล

คนทำงานปรับอะไรได้บ้าง

Amy Wrzesniewski และ Jane Dutton เรียกการที่คนลงมือปรับขอบเขตงานของตัวเองว่า job crafting บทความปี 2001 เสนอกรอบอธิบายสามแบบ ผลต่อคนและองค์กรขึ้นอยู่กับงาน ความสัมพันธ์ และพื้นที่ที่แต่ละคนมีให้ปรับ Wrzesniewski และ Dutton (2001)

• ปรับงานที่ทำ (task crafting) ที่ปรึกษาเพิ่มขั้นตอนทดลองให้เกิดอาการเดิมกับปัญหาที่เกิดซ้ำ แล้วแนบข้อมูลสั้น ๆ ให้นักพัฒนาเริ่มตรวจได้เลย
• ปรับคนที่ทำงานด้วยและวิธีประสานกัน (relational crafting) เธอนัดนักพัฒนากับผู้ใช้ตัวแทนสัปดาห์ละครั้งเพื่อดูเคสที่ตีความต่างกัน แล้วส่งข้อสรุปให้คนที่ต้องรับช่วงต่อ
• ปรับมุมมองต่องาน (cognitive crafting) เธอมองการรับปัญหาเป็นงานทำให้ผู้ใช้กับนักพัฒนาเห็นเหตุการณ์เดียวกัน จากนั้นใช้มุมมองนี้เลือกว่าจะถามอะไรในเคสถัดไป แม้ขั้นตอนในใบงานยังเหมือนเดิม

ตกลงเวลาที่ใช้ และเอางานออกให้เห็นจริง

ผมจะให้เจ้าตัวเสนอการทดลองสองสัปดาห์กับหัวหน้าและคนรับงานต่อ เลือกปัญหา UAT ที่เกิดซ้ำหนึ่งประเภท กันเวลาสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ และยกเลิกการทำรายงานสถานะซ้ำที่ข้อมูลอยู่ในระบบแล้ว หากงานที่ลดลงยังจำเป็น ต้องตกลงให้ชัดว่าใครรับช่วง มีเวลาเท่าไร และต้องพักงานใดเพื่อรับเพิ่ม หัวหน้ารับผิดชอบการจัดกำลังคน ส่วนการยืนยันวันส่งมอบและการแก้ข้อมูลลูกค้ายังใช้ผู้มีอำนาจเดิม

ก่อนเริ่ม ให้จดคำถามที่นักพัฒนามักต้องถามกลับ แล้วตรวจว่าใบงานช่วงทดลองมีข้อมูลพอให้เริ่มตรวจหรือยัง นับจำนวนรายการที่ส่งกลับเพราะข้อมูลไม่พอจากรายการทั้งหมดในขอบเขต และดูเวลาที่ปรึกษาใช้จริงควบคู่กัน ถ้าตัวเลขดีขึ้นแต่คิวตอบผู้ใช้ยาวขึ้น ให้ลดจำนวนเคสที่ทำหรือเปลี่ยนเวลาที่กันไว้ ถ้าการรับผิดชอบส่วนนี้กลายเป็นงานประจำ ให้คุยเรื่องขอบเขตบทบาท ภาระงาน และค่าตอบแทนอีกครั้ง