ก่อนขึ้น ERP ฝ่ายส่งมอบอยากรักษาวันเปิดระบบ ส่วนฝ่ายบัญชียังไม่ยืนยันยอดสินค้าคงเหลือ หากหัวหน้าพูดว่า “ฝ่ายบัญชีไม่ช่วยให้งานเดิน” ทีมจะเสียเวลาเถียงเจตนา ทั้งที่คำถามที่ต้องตอบคือยอดส่วนไหนยังขาดหลักฐาน และความเสี่ยงนั้นมีผลต่อการเปิดระบบอย่างไร
Google re:Work ระบุว่าความชัดเจนเรื่องบทบาทและเป้าหมาย รวมถึงการเห็นผลกระทบของงาน เป็นส่วนหนึ่งของปัจจัยที่สัมพันธ์กับประสิทธิผลในทีมที่ศึกษา ผมจะใช้สองเรื่องนี้ตั้งต้นให้แต่ละฝ่ายคุยจากงานที่ต้องส่งมอบร่วมกัน คู่มือประสิทธิผลของทีมจาก Google re:Work
ให้ Feedback จากสิ่งที่ตรวจสอบร่วมกันได้
ชี้สิ่งที่เกิดขึ้น บอกผลต่องาน แล้วขอสิ่งที่ทำได้ในรอบถัดไป เช่น “เมื่อวานเราได้รับไฟล์ยอดคลังหลังเวลาที่นัด ทำให้รอบตรวจยอดร่วมเลื่อนไปหนึ่งวัน รอบหน้าแจ้งก่อนเวลานัดได้ไหมถ้าไฟล์ยังไม่พร้อม? ทีมย้ายข้อมูลจะได้เลื่อนคิวตรวจทัน” แล้วถามว่าอีกฝ่ายเห็นเหตุการณ์ตรงกันหรือมีข้อมูลเพิ่ม หากเรื่องเกี่ยวกับการทำงานของคนหนึ่งคน ให้เลือกคุยเป็นส่วนตัว ส่วนข้อตกลงที่ทั้งทีมต้องใช้ให้สื่อสารในที่ที่ทุกคนเห็น
เมื่อเป็นฝ่ายรับ Feedback ลองทวนสิ่งที่เข้าใจก่อนอธิบาย เช่น “ที่คุณอยากให้เปลี่ยนคือเวลาแจ้งเมื่อไฟล์จะช้า ใช่ไหม?” จากนั้นคุยว่าอะไรทำให้ทำได้ยากและตกลงพฤติกรรมที่จะลองรอบหน้า วิธีนี้เปิดให้แก้ข้อเท็จจริงหรือความเข้าใจคลาดเคลื่อนก่อนจะตกลงงานเพิ่ม
เปลี่ยนความเห็นต่างให้เป็นเรื่องที่ตัดสินใจได้
กลับมาที่วันเปิดระบบ ให้ทั้งสองฝ่ายตกลงว่าต้องออกเอกสารและทำงานคลังได้โดยใช้ยอดที่มีหลักฐานรองรับ แล้วระบุเกณฑ์ร่วม เช่น ยอดของคลังที่เริ่มใช้ต้องกระทบยอดครบ เจ้าของกระบวนการลูกค้าต้องยืนยันผล และหากยังมีคลังไม่พร้อมต้องตรวจว่าการแบ่งรอบทำได้ตามสัญญาและระบบหรือไม่ ให้ฝ่ายส่งมอบและฝ่ายบัญชีเสนอหลักฐานจากมุมของตัวเองก่อนผู้มีอำนาจลงข้อสรุป
หากถึงเวลาตัดสินใจและยังเห็นต่าง ให้บันทึกข้อสรุป เหตุผล ความเสี่ยงที่ยังอยู่ และเงื่อนไขที่จะกลับมาพิจารณาใหม่ คนที่ไม่เห็นด้วยจึงยังติดตามหลักฐานตามเงื่อนไขที่ตกลงได้ เมื่อข้อมูลเปลี่ยน ผู้ตัดสินใจรู้ว่าต้องเปิดเรื่องอีกครั้งเมื่อไร
ในการประชุมครั้งถัดไป เลือกความเห็นต่างหนึ่งเรื่องและถามว่า ทุกฝ่ายกำลังพยายามรักษาผลลัพธ์อะไร และหลักฐานอะไรจะทำให้เปลี่ยนทางเลือก? หลังจบ ให้ตรวจว่าคนรับงานอธิบายเหตุผลและเกณฑ์ตัดสินใจได้ตรงกัน