อีกสองสัปดาห์จะเปิดใช้ ERP แต่ยอดคงเหลือในรายงานฝ่ายบัญชีไม่ตรงกับที่คลังนับได้ ผู้สมัครตำแหน่งที่ปรึกษาคนหนึ่งเปิดหน้าจอปรับยอดได้ทันที อีกคนขอดูใบรับสินค้า แล้วถามว่าคลังนับของกับบัญชีดึงรายงาน ณ เวลาเดียวกันหรือเปล่า ถ้าต้องเลือกคนมาช่วยดูแลการเปิดระบบ คุณอยากเห็นเขาทำอะไรต่อ?
ผมอ่าน “Hire slow, fire fast” ว่าให้รอบคอบตอนเลือกคน และรีบคุยเมื่อเห็นปัญหา คัดคนด้วยหลักฐานจากงานที่จะให้เขาทำ พอเริ่มงานก็ให้เขารู้ว่าคาดหวังอะไร แล้วดูว่าปัญหาที่เกิดขึ้นแก้ได้ด้วยการสอน การปรับวิธีทำงาน หรือการเปลี่ยนบทบาท หากถึงขั้นเลิกจ้าง ให้ตัดสินใจจากข้อเท็จจริงและดำเนินการอย่างเป็นธรรม
Alyssa Navarro ตั้งคำถามใน People Matters ว่าแนวคิดนี้ใช้ในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ได้แค่ไหน และเสนอให้รับคนอย่างรอบคอบ คุยเรื่องผลงานระหว่างทดลองงาน และรักษาความเป็นส่วนตัวเมื่อต้องเลิกจ้าง ผมขอลองเอาคำถามนี้มาใช้กับกรณีสมมติของทีมติดตั้ง ERP ในไทย บทความต้นทางของ People Matters
คัดคนด้วยโจทย์ที่เจอในงานจริง
ก่อนนัดสัมภาษณ์ ผมจะตกลงกับหัวหน้าโครงการว่าคนตำแหน่งนี้ต้องรับผิดชอบอะไร เช่น ไล่ที่มาของยอดคลาด อธิบายผลกระทบให้ฝ่ายบัญชีและคลังเข้าใจตรงกัน แล้วเสนอว่าจะตรวจอะไรต่อและให้ใครตัดสินใจ จากนั้นให้ผู้สมัครทุกคนทำโจทย์จำลอง 30 นาที โดยใช้ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และรายงานยอดคงเหลือชุดเดียวกันที่สร้างขึ้นสำหรับการสัมภาษณ์
ให้ผู้สมัครเล่าว่าจะเริ่มตรวจตรงไหน ต้องขอข้อมูลอะไรเพิ่ม และจะแจ้งหัวหน้าโครงการอย่างไรถ้ายังหาสาเหตุไม่ได้ก่อนถึงวันเปิดระบบ เวลาสัมภาษณ์ให้ถามคำถามหลักชุดเดียวกันตามลำดับเดียวกัน แล้วให้ผู้สัมภาษณ์แต่ละคนบันทึกสิ่งที่เห็นและให้คะแนนก่อนคุยกัน หลักการใช้คำถามและเกณฑ์เดียวกันมาจากแนวทางการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างของสำนักงานบริหารงานบุคคลสหรัฐฯ ส่วนโจทย์และเกณฑ์ด้านล่างเป็นตัวอย่างที่ออกแบบสำหรับงาน ERP แนวทาง Structured Interviews ของ OPM
| สิ่งที่ดู | 1 ยังไม่เห็นหลักฐานพอ | 2 ทำได้เมื่อมีคนช่วยถาม | 3 ทำได้ด้วยตัวเอง |
|---|---|---|---|
| ไล่ที่มาของยอดคลาด | เสนอปรับยอดก่อนตรวจรายการ | เทียบใบรับกับยอดคงเหลือเมื่อมีคนชี้ แต่ยังต้องถามเพิ่มเรื่องเวลาตัดยอด | ตรวจรายการรับ หน่วยนับ และเวลาตัดยอด แล้วบอกได้ว่ายังขาดข้อมูลอะไร |
| สื่อสารกับคนสองฝ่าย | สรุปว่าฝ่ายหนึ่งทำผิดโดยยังตรวจไม่ครบ | อธิบายจุดที่ยอดต่างได้เมื่อถาม แต่ยังต้องช่วยแยกข้อเท็จจริงจากข้อสันนิษฐาน | อธิบายให้บัญชีและคลังเห็นข้อมูลตรงกัน พร้อมบอกว่าส่วนไหนยังต้องตรวจ |
| จัดการความเสี่ยงก่อนเปิดระบบ | เสนอให้เดินหน้าหรือหยุดโดยไม่มีเงื่อนไขรองรับ | ระบุผลกระทบได้เมื่อถาม แต่ยังต้องช่วยกำหนดคนตรวจและเวลาทบทวน | เสนอขั้นตรวจถัดไป ระบุผู้รับผิดชอบ และบอกว่าเรื่องใดต้องส่งให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจก่อนเปิดระบบ |
ตกลงล่วงหน้าว่าทักษะไหนต้องทำได้เองตั้งแต่วันแรกและทักษะไหนสอนได้ ถ้าหน้าที่หลักคือรับผิดชอบการกระทบยอดก่อนเปิดระบบ คะแนนสูงด้านการนำเสนออย่างเดียวช่วยปิดช่องว่างเรื่องการไล่ยอดไม่ได้ เมื่อคะแนนต่างกัน ให้กลับไปดูว่าผู้สมัครพูดหรือทำอะไรในโจทย์ จะได้เห็นว่าคนสัมภาษณ์ตีความหลักฐานต่างกันตรงไหน
คุยเรื่องงานตั้งแต่ยังแก้ทัน
สัปดาห์แรก หัวหน้าโครงการให้ที่ปรึกษาคนใหม่เข้าถึงระบบทดสอบ พาไปดูงานรับสินค้ากับคลัง และให้คนที่ทำงานนี้อยู่ช่วยทบทวนการกระทบยอดครั้งแรก ชิ้นงานที่ตกลงกันคือสรุปผลต่างที่ระบุรายการต้นทาง เวลาตัดยอด และสิ่งที่ต้องตรวจต่อก่อนส่งให้บัญชี
ถ้าสรุปฉบับแรกมีแต่ตัวเลขผลต่าง ผมจะคุยทันทีที่เห็นงาน เช่น “รายงานนี้บอกว่ายอดต่างกัน แต่บัญชียังไล่กลับไปถึงใบรับสินค้าไม่ได้ รอบหน้าใส่เลขใบรับกับเวลาตัดยอดให้ครบ เราลองดูตัวอย่างด้วยกันหนึ่งรายการ แล้วนัดดูฉบับแก้วันพฤหัสฯ” จากนั้นถามด้วยว่าเขาเปิดเอกสารที่ต้องใช้ได้หรือเปล่า การคุยครั้งนี้ควรจบด้วยสิ่งที่ต้องแก้ คนที่จะช่วย และวันกลับมาดูงานจริงด้วยกัน
งานสะดุดเพราะอะไร แล้วควรทำอะไรต่อ
- ยังขาดทักษะบางส่วน ถ้าไล่เอกสารต้นทางได้แต่ยังแปลงหน่วยนับผิด ให้รุ่นพี่ทำให้ดูหนึ่งรายการ แล้วให้ลองทำเองกับรายการถัดไป
- ติดที่วิธีทำงานของทีม ถ้าบัญชีใช้รายงานคนละเวลาตัดยอดกับคลัง หรือยังไม่มีใครเปิดสิทธิ์ดูใบรับสินค้า ให้หัวหน้าแก้เงื่อนไขนี้ก่อนประเมินงานรอบต่อไป
- งานหลักไม่เหมาะกับจุดแข็ง ถ้าได้รับเครื่องมือ คำแนะนำ และโอกาสปรับที่เหมาะสมแล้ว แต่ยังทำงานหลักด้วยตัวเองไม่ได้ ให้ทบทวนจากชิ้นงานจริง หากมีตำแหน่งอื่นที่ต้องการคนและเหมาะกับทักษะของเขา ค่อยคุยกันว่าการย้ายบทบาททำได้หรือไม่
- มีข้อสงสัยเรื่องการฝ่าฝืนกฎ ถ้าพบสัญญาณว่าอาจมีการแก้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ให้จัดการความเสี่ยงที่เกิดขึ้น เก็บหลักฐาน และประสาน HR เพื่อตรวจข้อเท็จจริงและรับฟังผู้เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจ
ถ้าต้องเลิกจ้าง ให้คนรู้เหตุผลและขั้นตอน
ก่อนตัดสินใจ ให้หัวหน้าและ HR ทบทวนข้อเท็จจริง เกณฑ์ที่แจ้งไว้ สิ่งที่บริษัทได้ช่วยแก้ และคำชี้แจงของพนักงาน สำหรับการจ้างงานในไทย ให้ตรวจสัญญาจ้าง ข้อบังคับบริษัท และกฎหมายที่ใช้กับกรณีนั้น รวมถึงเรื่องการบอกกล่าวล่วงหน้า เงินที่ต้องจ่ายหรือค่าชดเชย และขั้นตอนทางวินัยที่เกี่ยวข้อง ช่องทางติดต่อกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน
เมื่อได้ข้อยุติแล้ว ให้คุยเป็นการส่วนตัว อธิบายเหตุผลที่อ้างอิงจากข้อเท็จจริง วันที่มีผล เอกสาร เงินที่เกี่ยวข้อง และคนที่ติดต่อได้หากมีคำถาม ส่วนการส่งต่องานในทีมให้บอกเท่าที่จำเป็นต่อการทำงานต่อ
ถ้าต้องเป็นคนแจ้งข่าวนี้ ลองดูตัวอย่างบทสนทนาแจ้งเลิกจ้าง ตั้งแต่เริ่มคุย ตอบคำถามเรื่องเงินและเอกสาร ไปจนถึงส่งต่องาน
ก่อนเปิดรับคนครั้งถัดไป ผมจะให้หัวหน้าโครงการหยิบงานจริงมาหนึ่งชิ้น แล้วตอบให้ได้ว่า เราจะดูอะไรจากงานชิ้นนี้ตอนสัมภาษณ์ และใครจะช่วยทบทวนงานแบบเดียวกันให้เขาในสัปดาห์แรก? ถ้ายังตอบไม่ได้ ตรงนั้นคือส่วนที่ทีมต้องเตรียมก่อนนัดผู้สมัคร