แจ้งเลิกจ้างอย่างไรให้ชัดและให้เกียรติ

“วันที่ 30 นี่คือวันสุดท้ายที่ผมต้องทำงาน หรือวันที่การจ้างงานสิ้นสุดครับ แล้วถ้าผมเข้าอีเมลบริษัทไม่ได้ จะขอเอกสารจากใคร?” ถ้าหัวหน้าตอบสองคำถามนี้ไม่ได้ พนักงานก็ต้องออกจากห้องไปหาคำตอบเอง ทั้งที่กำลังตั้งหลักกับข่าวที่เพิ่งได้ยิน

เมื่อมีข้อยุติเรื่องการเลิกจ้างแล้ว หัวหน้าควรบอกผลและวันที่มีผลให้ชัดตั้งแต่ต้น ให้เวลาพนักงานถาม แล้วส่งรายละเอียดที่เขาเปิดอ่านได้ภายหลัง ส่วนเรื่องที่ยังต้องตรวจ เช่น เงินที่ต้องจ่ายหรือวันที่สิทธิประโยชน์สิ้นสุด ให้ระบุว่าใครจะตรวจและจะแจ้งกลับเมื่อไร

ในบทความเรื่อง Hire Slow, Fire Fast ผมชวนให้คุยเรื่องผลงานตั้งแต่ยังแก้ทัน บทความนี้เริ่มที่อีกจังหวะหนึ่ง คือเมื่อมีการพิจารณาและอนุมัติการเลิกจ้างแล้ว หัวหน้าจะบอกอย่างไรให้คนฟังเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น และยังมีช่องทางถามต่อ LHH Thailand แนะนำให้ผู้จัดการโดยตรงเป็นคนแจ้ง โดยมีฝ่ายบุคคลช่วยตอบเรื่องสิทธิและขั้นตอน พร้อมจัดพื้นที่ให้คุยกันเป็นส่วนตัว แนวทางการพูดคุยเรื่องเลิกจ้างจาก LHH Thailand

ก่อนนัดคุย ให้หัวหน้ากับฝ่ายบุคคลตอบตรงกัน

สมมติว่าทีม ERP เปิดระบบแล้ว บริษัทตัดสินใจยุบตำแหน่งที่ปรึกษาโครงการและให้ทีมดูแลระบบรับงานต่อ ก่อนนัดคุย หัวหน้ากับฝ่ายบุคคลต้องตรวจว่าเหตุผลที่จะบอกตรงกับข้อเท็จจริงและเอกสาร วันที่สิ้นสุดการจ้างกับวันทำงานวันสุดท้ายคือวันไหน และใครรับผิดชอบเรื่องเงิน เอกสาร หรือคำถามที่ยังตอบไม่ได้

สำหรับการจ้างงานในไทย ให้ตรวจสัญญาจ้าง ข้อบังคับการทำงาน และข้อกฎหมายที่ใช้กับกรณีนั้นก่อนแจ้ง โดยเฉพาะเรื่องการบอกกล่าว การจ่ายเงิน และขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง หากต้องสอบถามเรื่องสิทธิจากหน่วยงานรัฐ มีช่องทางติดต่อกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ช่องทางติดต่อกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน

ให้หัวหน้าเป็นคนพูดเรื่องการตัดสินใจและเหตุผล ให้ฝ่ายบุคคลอธิบายเอกสารและตอบคำถาม นัดในห้องที่คนข้างนอกไม่ได้ยิน เผื่อเวลาสำหรับคำถาม และเตรียมคนรับงานระบบไว้ก่อน โดยให้รายละเอียดการจ้างงานเฉพาะกับคนที่ต้องใช้ข้อมูลนั้น

บอกให้ชัด แล้วให้เวลาคนฟัง

บทสนทนาสมมตินี้ใช้กรณียุบตำแหน่งหลังเปิดระบบ เหตุผลที่ใช้ในกรณีอื่นต้องตรงกับข้อเท็จจริงของกรณีนั้น

หัวหน้า “บริษัทตัดสินใจเลิกจ้างคุณ โดยให้การจ้างงานสิ้นสุดวันที่ 30 พฤศจิกายน หลังเปิดระบบแล้ว บริษัทจะยุบตำแหน่งที่ปรึกษาโครงการและโอนงานดูแลระบบให้ทีมภายใน”

พนักงาน “วันที่ 30 ผมยังต้องเข้ามาทำงานไหมครับ แล้วเอกสารจะส่งทางไหน?”

ฝ่ายบุคคล “วันทำงานวันสุดท้ายคือวันที่ 27 พฤศจิกายนครับ ในเอกสารระบุทั้งสองวัน เราจะให้สำเนาคุณวันนี้ และขอเช็กกับคุณว่าจะส่งเอกสารที่ออกภายหลังไปที่อีเมลส่วนตัวไหน”

หลังบอกผลให้หยุดรอ คนฟังอาจเงียบ ขอพัก หรืออยากถามเรื่องเงินก่อนก็ได้ ถ้าถามเรื่องที่ยังตอบไม่ได้ ให้รับคำถามไว้ ระบุว่าใครจะตรวจ และตกลงเวลาตอบกลับ ถ้าเขาบอกว่ามีข้อมูลสำคัญที่บริษัทอาจตกหล่น เช่น มีหนังสือย้ายตำแหน่งที่ยังไม่ได้ทบทวน ให้หยุดและให้ฝ่ายบุคคลตรวจข้อเท็จจริงก่อนเดินหน้าส่วนที่ขึ้นกับข้อมูลนั้น

ให้รายละเอียดที่เขากลับมาอ่านได้

หลังคุย ให้พนักงานมีเอกสารหรือสรุปที่เก็บไว้ได้เอง ถ้าสิทธิ์เข้าอีเมลบริษัทจะสิ้นสุด ให้ตกลงช่องทางที่เขายังใช้ได้ และใช้ช่องทางนั้นส่งเอกสารที่ออกภายหลังอย่างเหมาะสม

ถ้ามีบริการช่วยหางานใหม่หรือให้คำปรึกษา ให้บอกว่าเริ่มใช้ได้เมื่อไรและติดต่อที่ไหน ส่วนคำถามที่รับไปตรวจ ให้แจ้งผลตามที่นัดไว้ แม้จะต้องกลับมาบอกว่ายังติดข้อมูลอะไรอยู่

แจ้งทีมว่าใครรับงานต่อ

หลังคุยกับพนักงานแล้ว ค่อยแจ้งคนที่ต้องรับงานต่อ ในตัวอย่างนี้บอกทีมคลังและบัญชีได้ว่า ตั้งแต่วันที่ 1 ธันวาคม ทีมดูแลระบบจะรับเคสยอดคงเหลือคลาด และหัวหน้าโครงการจะดูงานที่รออนุมัติ พร้อมระบุว่าต้องแจ้งปัญหาผ่านช่องทางไหน ส่วนเหตุผลการเลิกจ้างและรายละเอียดเรื่องเงินเก็บไว้กับผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง

หัวหน้าโครงการควรตรวจว่างานค้างแต่ละรายการมีคนรับ แฟ้มโครงการอยู่ในที่ที่ทีมเข้าได้ และมีคนอนุมัติงานต่อเมื่อเปลี่ยนสิทธิ์ในระบบ ลองให้คนรับงานเปิดรายการที่ต้องใช้จริงก่อนถึงวันเปลี่ยนมือ จะได้รู้ทันทีว่าขาดเอกสารหรือสิทธิ์ตรงไหน

ก่อนจบการคุย ผมจะชี้ให้เห็นว่ารายละเอียดอยู่ในเอกสารไหน และทวน ชื่อคนที่ติดต่อได้ ช่องทางติดต่อ และเวลาที่จะได้คำตอบ ให้ชัดอีกครั้ง พนักงานจะได้ไม่ต้องจำทุกอย่างจากที่ได้ยินในห้อง