ทีมทำงานจากบ้านได้แล้ว แต่เช้าวันหนึ่งลูกค้าส่งสัญญาต้นฉบับมาที่บริษัท ใครจะรับซอง ใครเปิด ใครส่งให้ผู้มีอำนาจลงนาม และถ้าต้องตอบกลับภายในวันนั้น เอกสารจะเดินต่ออย่างไร?
องค์กรที่เปลี่ยนจากเข้าออฟฟิศทุกวันเป็น WFH อาจยังต้องมีพื้นที่รับเอกสาร เก็บต้นฉบับ หรือพบกันบางโอกาส ขนาดและรูปแบบของพื้นที่ควรเริ่มจากงานที่ยังต้องใช้สถานที่จริง รวมถึงผู้รับผิดชอบงานนั้น ไม่จำเป็นต้องเก็บโต๊ะประจำของทุกคนไว้เหมือนเดิม
ในบทความก่อน ผมชวนมองข้อตกลงและวิธีจัดงานเมื่อทีมทำงานทางไกล เรื่องที่อยากคุยต่อคือออฟฟิศที่เหลืออยู่จะทำหน้าที่อะไร และเรากำลังลดภาระขององค์กร หรือเพียงย้ายภาระไปให้ใครคนหนึ่งดูแลแทน
ก่อนเลือกพื้นที่ ต้องบอกให้ตรงว่าใคร WFH 100%
ถ้าทีมขาย ทีมพัฒนา หรือทีมสนับสนุนลูกค้าทำงานทางไกลทั้งหมด แต่ธุรการยังต้องเข้ามารับเอกสารและดูแลสำนักงานเป็นประจำ คำว่า WFH 100% ก็ใช้กับทีมที่ทำงานทางไกลได้ ไม่ใช่พนักงานทุกคนในองค์กร
งานธุรการที่ต้องอยู่หน้างานยังเป็นงานจริง มีเวลาเดินทาง ภาระดูแลทรัพย์สิน และความรับผิดชอบต่อเอกสารที่คนอื่นไม่เห็น ผมจะตกลงหน้าที่ เวลาทำงาน ผู้รับช่วง และค่าใช้จ่ายให้ชัด โดยไม่ถือว่าคนนี้พร้อมไปออฟฟิศได้ทุกครั้งเพราะอยู่ใกล้ที่สุด
ถ้าพนักงานทุกคนต้องกลับมาประชุมที่ออฟฟิศทุกเดือน ก็มีข้อกำหนดให้มาพบกันตามรอบ ควรอธิบายเงื่อนไขนี้ตั้งแต่รับคนและตกลงรูปแบบงาน การใช้คำว่าทีมทำงานทางไกลเป็นหลักพร้อมวันนัดพบ ช่วยให้คนเข้าใจสิ่งที่ต้องทำได้ตรงกว่า
สำรวจงานที่ต้องจับของจริง ก่อนตัดสินใจเก็บออฟฟิศ
ผมจะไล่ดูงานที่ยังมีของหรือเอกสารเคลื่อนผ่านองค์กร ตั้งแต่ไปรษณีย์ เอกสารจากลูกค้า สัญญาที่ต้องส่งคืน งานพิมพ์และลงนาม ไปจนถึงแฟ้มที่ต้องเก็บไว้ ดูว่ามาบ่อยแค่ไหน เร่งด่วนเพียงใด และวันนี้ใช้พื้นที่จริงตรงขั้นตอนไหน
สิ่งที่ต้องถามต่อคือจำเป็นต้องมีต้นฉบับหรือไม่ ใครเป็นผู้กำหนดเงื่อนไขนั้น และมีทางทำเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้แค่ไหน บางเรื่องติดข้อกำหนดของคู่ค้า บางเรื่องติดขั้นตอนของผู้รับเอกสาร ส่วนบางเรื่องพิมพ์กันมาตลอดเพราะยังไม่เคยเปลี่ยนวิธีทำงาน
ETDA อธิบายว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีหลายรูปแบบ โดยต้องพิจารณาการระบุตัวผู้ลงนาม เจตนา และวิธีการที่เหมาะสมตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง ผมจึงจะตรวจเอกสารเป็นรายประเภท พร้อมยืนยันกับคู่ค้าหรือหน่วยงานผู้รับก่อนเปลี่ยนวิธี ไม่ถือว่าการแปะรูปลายเซ็นทำให้ทุกเรื่องใช้แทนต้นฉบับได้
ถ้ายังต้องลงนามบนกระดาษ ก็ออกแบบทางเดินของเอกสารให้ชัด เช่น ส่งไปให้ผู้ลงนามแล้วส่งกลับ หรือรวบรวมตามรอบที่ไม่ทำให้งานพ้นกำหนด การเก็บเครื่องพิมพ์ไว้ไม่ได้แก้ปัญหาถ้าไม่มีคนมีสิทธิ์ลงนามหรือไม่มีใครรู้ว่าเอกสารอยู่ที่ไหน
ETDA: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์และองค์ประกอบที่ต้องพิจารณา
พื้นที่ที่เหลืออาจเป็นจุดรับเอกสาร ไม่ใช่ออฟฟิศเต็มรูปแบบ
เมื่อเห็นงานที่ต้องใช้สถานที่จริงแล้ว ค่อยเลือกพื้นที่ให้พอดี ตารางนี้เป็นทางเลือกสำหรับเปรียบเทียบ ไม่ใช่ลำดับที่ทุกองค์กรต้องเดินตาม
| ทางเลือก | อาจเหมาะเมื่อ | สิ่งที่ต้องตรวจ |
|---|---|---|
| ไม่มีพื้นที่ประจำ แต่จัดที่อยู่และผู้รับเอกสารไว้ | งานส่วนใหญ่เป็นดิจิทัล เอกสารจริงมีน้อยและส่งต่อได้ | สิทธิ์ใช้ที่อยู่ เวลารับเอกสาร ที่เก็บต้นฉบับ และทางรับเรื่องเร่งด่วน |
| Serviced office หรือบริการสำนักงานพร้อมใช้ | ต้องการพื้นที่หรือบริการธุรการบางส่วนโดยไม่จัดเองทั้งหมด | บริการที่รวมจริง สิทธิ์เข้าถึง ความลับของเอกสาร และค่าบริการเพิ่มเติม |
| พื้นที่ร่วมทำงานและห้องประชุมเช่าตามครั้ง | ต้องการที่นัดพบหรือที่ทำงานเป็นบางวัน | ไม่ใช่ทุกแห่งรับไปรษณีย์หรือเก็บเอกสารได้ ต้องตรวจแยกจากบริการห้อง |
| จุดธุรการขนาดเล็กขององค์กร | เอกสารและของจริงเข้าบ่อย ต้องมีคนดูแลกับพื้นที่เก็บควบคุมได้ | ภาระของคนประจำพื้นที่ ผู้รับช่วง ความปลอดภัย และต้นทุนทั้งหมด |
บริการ virtual office หรือที่อยู่รับไปรษณีย์อาจช่วยเรื่องการติดต่อได้ แต่ต้องตรวจสิทธิ์ใช้ที่อยู่ ความยินยอมของเจ้าของพื้นที่ เงื่อนไขการรับและส่งต่อเอกสาร และข้อกำหนดของงานที่นำที่อยู่นั้นไปใช้ ไม่ควรถือว่าแพ็กเกจเดียวใช้ได้กับการจดทะเบียน การรับเอกสาร หรือกิจกรรมทุกประเภท
สำหรับผม คำถามที่ช่วยเลือกได้คือ มีงานอะไรที่ต้องเกิดในพื้นที่นี้จริง และถ้าวันหนึ่งใช้พื้นที่ไม่ได้ ใครจะพางานนั้นไปต่อได้ คำตอบอาจทำให้เลือกห้องธุรการเล็ก ๆ แทนสำนักงานใหญ่ หรือเลือกใช้บริการรับเอกสารร่วมกับเช่าห้องประชุมเฉพาะวันที่ต้องใช้
เอกสารเข้าต้องตามเรื่องต่อได้ ตั้งแต่รับซองจนส่งคืน
สมมติลูกค้าส่งสัญญามาหนึ่งซอง คนรับควรบันทึกวันที่รับ ผู้ส่ง ผู้รับผิดชอบเรื่อง และกำหนดที่ต้องดำเนินการ พร้อมเลขติดตามหรือรหัสอ้างอิงที่ค้นกลับได้ ถ้าซองปิดผนึกถึงผู้รับเฉพาะ ต้องมีวิธีส่งต่อโดยไม่ให้ผู้ไม่มีสิทธิ์เปิดอ่าน
จากนั้นแจ้งเจ้าของเรื่องตามเวลาที่ตกลงไว้ เช่น ภายในช่วงเวลาทำงานที่กำหนด เรื่องเร่งด่วนมีช่องทางส่งต่ออีกแบบหนึ่ง ระยะเวลารับเรื่องและส่งต่อควรเลือกตามความเสี่ยงกับกำลังคน ไม่ต้องใช้ตัวเลขเดียวกับเอกสารทุกชนิด
ถ้าสแกนเอกสาร ให้ตรวจว่าหน้าครบ อ่านได้ และผูกไฟล์กับเรื่องที่ถูกต้อง เก็บในระบบที่จำกัดสิทธิ์ตามหน้าที่ พร้อมบอกตำแหน่งของต้นฉบับ การยืมหรือย้ายแฟ้มต้องรู้ว่าใครรับไปและคืนเมื่อไร สำเนาที่สแกนช่วยให้ทีมทำงานต่อได้ แต่ไม่ได้เป็นเหตุให้ทิ้งต้นฉบับทันที
เมื่อพิมพ์ ลงนาม หรือส่งคืนแล้ว ต้องเก็บหลักฐานการส่งและสถานะว่าผู้รับได้รับหรือยัง ตกลงระยะเวลาเก็บกับวิธีทำลายตามชนิดเอกสารและข้อกำหนดที่ใช้กับองค์กร ไม่ปล่อยให้แฟ้มอยู่ในตู้ตลอดไปเพราะไม่มีใครกล้าตัดสินใจ
กระบวนการนี้ต้องมีผู้รับผิดชอบหลักกับผู้รับช่วงเวลาลาหรือไม่พร้อม รวมถึงวิธีแจ้งซองหาย ส่งผิดคน หรือไฟล์หลุดไปผิดที่ การใช้ผู้ให้บริการรับเอกสารภายนอกก็ต้องตรวจว่าขอบเขตงานและหลักฐานที่ส่งให้เราครอบคลุมสิ่งเหล่านี้เพียงใด
พื้นที่เล็กลงได้ แต่การดูแลข้อมูลยังต้องครบ
ห้องเล็กที่มีแฟ้มสำคัญอาจต้องการการควบคุมมากกว่าห้องใหญ่ที่มีแต่โต๊ะ ผมจะดูว่าใครถือกุญแจ ใครเข้าได้ มีตู้เก็บที่เหมาะสมหรือไม่ และจะรับมือเอกสารเสียหายหรือพื้นที่เข้าใช้ไม่ได้อย่างไร โดยเลือกมาตรการตามความสำคัญของสิ่งที่เก็บ
พื้นที่ใช้ร่วมกันต้องดูความเป็นส่วนตัวเพิ่มด้วย เสียงคุยลูกค้าหรือหน้าจอที่มีข้อมูลสำคัญอาจถูกคนข้าง ๆ เห็นได้ เครื่องพิมพ์ส่วนกลางอาจทิ้งกระดาษไว้ให้คนอื่นหยิบ ส่วนการส่งไฟล์ให้ร้านพิมพ์ก็ต้องพิจารณาว่าข้อมูลนั้นส่งออกไปได้หรือไม่
ผมจะเก็บเฉพาะเอกสารและสำเนาที่จำเป็น แยกสิทธิ์รับซองออกจากสิทธิ์อ่านเนื้อหา และจำกัดข้อมูลในบันทึกติดตามให้พอใช้จัดงาน การตามแฟ้มได้ไม่จำเป็นต้องเปิดเนื้อหาทั้งหมดให้ทุกคนในทีมเห็น
นัดทีมมาพบกันเมื่อมีงานที่คุ้มกับการเดินทาง
การพบกันเดือนละครั้งอาจเหมาะกับบางทีม แต่ผมจะเริ่มจากสิ่งที่ต้องการให้เกิดในวันนั้น เช่น แก้ประเด็นที่คุยทางไกลแล้วยังไม่เข้าใจตรงกัน วางแผนงานร่วมกัน หรือช่วยให้คนใหม่รู้จักคนที่ต้องทำงานด้วย หากมีเพียงการอ่านรายงานทีละคน อาจส่งให้อ่านก่อนแล้วใช้เวลาที่พบกันกับเรื่องที่ต้องคุยจริง
สถานที่อาจเป็นห้องประชุมที่เช่าตามครั้ง ไม่จำเป็นต้องเป็นออฟฟิศประจำ ต้องดูการเดินทาง ค่าใช้จ่าย การเข้าถึงของคนที่มีข้อจำกัดต่างกัน และความเป็นส่วนตัวของเรื่องที่คุย ถ้ามีผู้ร่วมทางไกล ก็จัดเสียง ภาพ และวิธีร่วมตัดสินใจให้คนเหล่านั้นตามได้
ถ้าวันนัดพบเป็นข้อกำหนดของงาน ควรบอกความถี่ วิธีนัด ค่าเดินทาง และวิธีจัดการเมื่อมาไม่ได้ให้ชัด ไม่ให้การพบกันกลายเป็นต้นทุนที่พนักงานแต่ละคนต้องรับต่างกันโดยไม่มีข้อตกลง หลังจบควรมีข้อสรุปและงานต่อที่คนไม่อยู่ในห้องค้นกลับมาได้
ดูต้นทุนรวม แล้วทดลองก่อนผูกกับพื้นที่ระยะยาว
เวลาเปรียบเทียบ ผมจะรวมค่าเช่า ค่าบริการรับและส่งเอกสาร พื้นที่เก็บแฟ้ม เครื่องพิมพ์และวัสดุ เวลาของธุรการ การเดินทางของผู้ลงนาม และค่าเช่าห้องประชุมด้วย รวมถึงเงินประกัน ค่าย้าย และเงื่อนไขเลิกสัญญา ต้นทุนที่หายจากบิลสำนักงานอาจไปอยู่ในเวลาของทีมแทน
ก่อนเลือกสัญญาระยะยาว ลองใช้รูปแบบที่ตั้งใจไว้กับงานจริงหนึ่งรอบ ดูว่าเอกสารเข้าตามเรื่องได้หรือไม่ มีงานพ้นกำหนดหรือหายไปตรงไหน ต้องเรียกใครเข้าออฟฟิศเพิ่มกี่ครั้ง และสถานที่นัดพบตอบจุดประสงค์หรือเปล่า ผลเหล่านี้ช่วยให้ตัดสินใจได้ว่าควรลด เพิ่ม หรือเปลี่ยนบริการส่วนไหน
ผมมองว่าออฟฟิศหลัง WFH ควรมีขนาดตามงานที่ยังต้องอยู่ที่นั่น ถ้าทีมไม่ต้องเข้าเป็นกิจวัตรแล้ว พื้นที่ที่เหลือก็มีหน้าที่ของมันได้ โดยต้องเห็นทั้งงานที่รองรับและคนที่แบกรับงานนั้น
ลองหยิบเอกสารที่เข้าบริษัทครั้งล่าสุดขึ้นมาหนึ่งเรื่อง ถ้าพรุ่งนี้ไม่มีโต๊ะประจำของใครแล้ว คุณยังตอบได้ไหมว่าใครรับ ใครทำต่อ และต้นฉบับจะเก็บอยู่ที่ไหน?
คำถามเรื่องออฟฟิศหลังเปลี่ยนเป็น WFH
มีออฟฟิศอยู่ ยังเรียก WFH 100% ได้ไหม?
การมีพื้นที่ไม่ได้กำหนดรูปแบบงานของทุกคน ต้องบอกว่าใครทำงานทางไกลโดยไม่ต้องเข้าเป็นกิจวัตร และใครยังมีงานประจำหน้างาน หากต้องมาประชุมตามรอบ ก็ควรระบุเงื่อนไขการพบกันให้ตรงกับการทำงานจริง
สแกนเอกสารแล้ว ทิ้งต้นฉบับได้เลยหรือไม่?
ไม่ควรสรุปเช่นนั้น ต้องดูประเภทเอกสาร ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง เงื่อนไขของคู่ค้าหรือผู้รับ และนโยบายเก็บรักษาที่ตรวจแล้ว การมีไฟล์สแกนช่วยส่งต่องาน แต่การเก็บหรือทำลายต้นฉบับต้องมีผู้รับผิดชอบและเกณฑ์ของแต่ละประเภท
